Sotek-säätiön viestintäasiantuntija Essi Lonka kirjoittaa blogitekstissään sisäisen viestinnän merkityksestä organisaatiossa ja miten sitä Sotek-säätiöllä toteutetaan.
Sisäinen viestinnän roolia organisaatioissa ei voi vähätellä. Ei ole liioittelua sanoa, että jos sisäinen viestintä ei toimi, silloin ei toimi mikään muukaan. Kuvitellaan työpaikka, jossa työskentelee kaksi henkilöä, mutta nämä työntekijät eivät viesti mistään asioista toistensa kanssa, eivät kasvokkain, eivätkä etänä, eivät vapaamuotoisesti, eivätkä palavereissa. Ei ole ihme, jos huomattaisiin, että kyseisellä työpaikalla ei ole yhteisiä tavoitteita toiminnalle ja samaan suuntaan katsominen toiminnan linjauksissa on enemmän kuin hakusessa. Miten tällaisista asioista voitaisiinkaan päästä samalle sivulle, kun niistä ei viestitä keskenään. Eipä mitenkään.
Toimiva sisäinen viestintä lisää muun muassa avoimuutta ja hyvää ilmapiiriä organisaatiossa. Sen avulla rakennetaan yhteistä ymmärrystä, luottamusta ja suuntaa. Sisäisellä viestinnällä vaikutetaan organisaation työntekijöiden motivaatioon, työtyytyväisyyteen ja -hyvinvointiin, ja sitä kautta työntekijäkokemukseen sekä työn tuloksellisuuteen ja tehokkuuteen.
Organisaation sisäinen viestintä on tiedonvaihdantaa ja vuorovaikutusta, jolla sitoutetaan henkilöstöä, luodaan ja ylläpidetään yhteisökulttuuria sekä edistetään strategian toteutumista. Sisäistä viestintää harjoittavat kaikki organisaation jäsenet: esimerkiksi työpaikalla niin työntekijät, esihenkilöt kuin ylin johto.
Organisaatiossa voidaan olla hyvin tyytyväisiä silloin, kun sisäinen viestintä on niin toimivaa, että yhteistyö talon sisällä on huippusujuvaa ja saumatonta, ja kaikki ovat ajan tasalla organisaatiossa ja sen toimintaympäristössä tapahtuvista asioista, joista heidän on hyvä olla yleisesti tietoisia ja joista heidän oman työnsä sujumisen kannalta kuuluukin olla.
Hyvin toimivasta viestinnästä työpaikalla kertoo se, että työntekijät tietävät, mitä heiltä odotetaan, miksi heidän työnsä on tärkeää ja miten se liittyy organisaation laajempiin tavoitteisiin. Ja myös se, että työntekijät kokevat tulevansa kuulluksi ja olevansa itse osa kokonaisuutta, ja tiedostavat, että juuri heidän panoksensa näyttelee tärkeää roolia kokonaisuuden ja yhteisten tavoitteiden saavuttamisen kannalta.
Ja mikä tärkeintä, sisäinen viestintä heijastuu myös ulospäin: hyvin informoidut ja motivoituneet työntekijät palvelevat asiakkaita paremmin ja edustavat organisaatiota myönteisessä hengessä.
Sotek-säätiön sisäisen viestinnän virallinen pääkanava on intranet. Siellä muun muassa kerrotaan yleisesti säätiön ja sen toimintaympäristön ajankohtaisista asioista, keskustellaan työkavereiden kanssa ja voidaan vaikkapa antaa kehitysehdotuksia organisaatiolle.
Päivittäinen työviestintä tapahtuu tuttuun tapaan kasvotusten, Teamsin välityksellä, sähköpostitse ja puhelimitse taukohetken antoisia kahvipöytäkeskusteluja unohtamatta.
Esihenkilöt tapaavat työntekijöitään säännöllisesti kahdenkeskisten keskusteluiden merkeissä, jolloin keskitytään juuri kyseisen työntekijän työhön liittyviin asioihin ja kuulumisiin. Näissä tapaamisissa pysähdytään hetkeksi katsomaan, mitä tehtäviä tällä hetkellä on käynnissä, mitä on juuri saatu päätökseen ja mitä uusia on tulossa, ja miten on onnistuttu. Laajemmin työntekijän työnkuvaa, työtyytyväisyyttä, työssä onnistumista ja hänelle työssä merkityksellisiä asioita käydään läpi kaksi kertaa vuodessa järjestettävissä, työntekijän ja hänen esihenkilönsä välisissä kehityskeskusteluissa.
Myös johtoryhmä, tiimit, palvelualueiden johtoryhmät sekä säätiön laajennettu johtoryhmä pitävät säännöllisin väliajoin omat kokouksensa ja palaverinsa.
Yhteistä kaikille palavereille ja kokouksille on, että ne valmistellaan aina etukäteen ja niitä varten tehdään asialista. Näin varmistetaan, että kaikki tarvittavat asiat käydään läpi, pysytään asiassa ja toimitaan tehokkaasti. Palavereista tehdään muistio, jotta asiat eivät jää leijumaan irrallisina muistin varassa ja niihin pystytään palaamaan. Sotekilla on käytössä yhteinen, strukturoitu palaveripohja, jota kaikki tiimit voivat hyödyntää omissa palavereissaan. Ainoastaan esihenkilön ja hänen työntekijänsä välisiin, vapaamuotoisempiin kuulumistapaamisiin liittyen ei välttämättä tehdä asialistaa ja muistiota.
Säätiön johtoryhmä pitää henkilöstölle säännöllisesti katsauksia säätiötason ja palvelualueiden ajankohtaisista asioista.
Viestintä ei ole jotakin muusta organisaatiosta erillään olevaa toimintaa, jota tehdään silloin, kun muistetaan tai huvittaa. Sisäinen viestintä on käynnissä ja läsnä kaiken aikaa. Sitä ei tee viestintäasiantuntija yksin, vaan kaikki organisaation jäsenet yhdessä. Se on organisaation selkäranka, ja onnistuessaan se auttaa siivittämään organisaation hyviin tuloksiin ja saavuttamaan strategianmukaiset tavoitteet.
Työnteon pirstaloituminen haastaa myös sisäistä viestintää ja sen merkitys korostuu entisestään, jotta työnteon edellytykset saadaan säilytettyä ja sujuva työskentely on mahdollista hajautuneemmassakin toimintakentässä. Avoin ja psykologisesti turvallinen työilmapiiri ja keskustelukulttuuri sekä toimiva sisäinen viestintä vaikuttavat vastavuoroisesti jatkuvasti toisiinsa. Kun ilmapiiri on avoin ja turvallinen, avaa se ovet rehelliselle ja avoimelle viestinnälle, mikä taas lisää turvallisuuden ja avoimuuden tunnetta.
Avoimuus, ajantasaisuus, rehellisyys ja vuorovaikutteisuus ovat avaimia onnistuneeseen sisäiseen viestintään. Kun nämä edellytykset täyttyvät, luo se perustan organisaatiolle, jossa ihmiset voivat onnistua yhdessä.
Essi Lonka
Viestintäasiantuntija
Sotek-säätiö sr