Tämä omavalvontaohjelma kattaa Sotek-säätiön tuottaman kuntouttavan työtoiminnan palvelun, vammaispalveluiden työtoiminnan ja päiväaikaisen toiminnan sekä sosiaalisen kuntoutuksen palvelun. Omavalvontaohjelma on Sotek-säätiön sähköisesti laatima dokumentti, jolla valvotaan, seurataan ja arvioidaan omaa toimintaa. Omavalvontaohjelmalla varmistetaan asiakkaiden yhdenvertaisuus, palveluiden saatavuus, jatkuvuus, turvallisuus ja laatu sekä tehtävien lainmukainen noudattaminen ja sopimusten ja palvelukuvausten mukainen toiminta. Ohjelman tarkoitus on edistää palvelun laatua ja yhdenmukaistaa omavalvonnan käytänteitä.
Toimintayksiköiden esihenkilöt vastaavat, että omavalvontaa toteutetaan päivittäisessä toiminnassa, esiintyvät epäkohdat ja riskitekijät tunnistetaan, riskien toteutuminen kyetään ennaltaehkäisemään parhaalla mahdollisella tavalla ja puutteet korjataan nopealla aikataululla.
Jokaiseen toimintayksikköön on laadittu tämän asiakirjan lisäksi yksikkökohtainen omavalvontasuunnitelma, joka on yksiköissä kaikkien nähtävillä ja luettavissa.
Sotek-säätiön palveluiden tulee noudattaa voimassa olevia lakeja, viranomaismääräysten asettamia ohjeita sekä palvelusopimuksia. Sotek-säätiön johto huolehtii, että henkilöstö tuntee toiminnan, keskeisimmät lait ja säädökset sekä palvelusopimukset. Tarvittaessa henkilöstölle järjestetään lisäkoulutuksia.
Toimintoja ohjaavat keskeisimmät lait ovat:
Pääsääntöisesti Sotek-säätiö tuottaa palveluja hyvinvointialueille. Palveluntuottajaksi säätiö on valikoitunut julkisten hankintojen kautta kilpailutettujen sopimusten nojalla. Hyvinvointialueilla on vastuu valvoa sopimusten noudattamista sekä Sotek-säätiön yksiköiden esihenkilöt vastaavat ensisijaisesti sopimusten noudattamisen seurannasta. Palvelun ostaja ja tuottaja käyvät vuoropuhelua sopimuksen noudattamisesta sekä tarvittavien seurantatietojen ja -raporttien toimittamisesta.
Jokaisessa toimintayksikössä toimii palveluesihenkilö, joka vastaa yksikön toiminnasta ja on päivittäin henkilöstön tavoitettavissa ja viikoittain läsnä toimintapisteissä.
Toimintayksiköissä noudatetaan palvelukuvauksen vaatimuksia henkilöstön määrästä ja rakenteesta, sekä AVI:n määräyksiä liittyen henkilöstöön ja sen koulutuksiin. Palveluesihenkilö vastaa, että jokaisessa työvuorossa on riittävästi henkilökuntaa ja ammatillista osaamista työtehtävien hoitoon.
Henkilöstön rekrytointia ohjaavat työehtosopimukset, joissa määritellään sekä työntekijöiden että työnantajien oikeudet ja velvollisuudet. Tämän lisäksi yksiköllä voi olla omia henkilöstön rakenteeseen ja osaamiseen liittyviä rekrytointiperiaatteita, joilla mahdollistetaan laadukas toiminta ja joista avoimesti tiedotetaan niin työnhakijoille kuin työyhteisön jäsenille.
Sotek-säätiöllä panostetaan laatutyöhön ja laadunhallintajärjestelmän kehittämiseen ja käyttöönottoon, mikä mahdollistaa jatkuvan parantamisen arvomme toteutumisen ja takaa organisaatiolle entistä paremman kyvyn tuottaa laadukkaita palveluita, jotka täyttävät niin palveluita käyttävien asiakkaiden kuin palveluiden tilaajien, lainsäädännön ja organisaation itsensä asettamat vaatimukset. Päiväaikaisessa toiminnassa on otettu käyttöön ISO 9001 -standardin mukainen laadunhallintajärjestelmä. Sen soveltamisalaa on tarkoitus tulevaisuudessa laajentaa käsittämään säätiön kaikki tuotteet ja palvelut.
Sotek-säätiön laatupolitiikassa keskiöön on nostettu ihmisten arvostaminen ja toiminnan ytimessä on erinomainen asiakas- ja työntekijäkokemus, jota hyödynnämme päiväaikaisten toimintojen ja niiden palveluympäristöjen toteuttamisessa ja kehittämisessä. Tavoitteena on, että asiakkaat ja työntekijät haluavat tulla meille. Keskeisenä asiana päiväaikaisissa toiminnoissa on myös valmentaen ja kehittäen johtaminen. Johto on sitoutunut valmentavaan työotteeseen ja uudistumishaluisen työkulttuurin luomiseen sekä niiden ylläpitämiseen. Toimintaa johdetaan laadunhallintajärjestelmällä, jota kehitämme ja ylläpidämme jatkuvasti. Palveluissamme sitoudumme asetettujen vaatimusten täyttämiseen.
Päiväaikaisten toimintojen osalta olemme sitoutuneet Sotek-säätiön laatutavoitteisiin, erinomaiseen asiakaskokemukseen (NPS vähintään 30) ja erinomaiseen työntekijäkokemukseen (eNPS vähintään 30.)
Työtoiminnan palvelut perustuvat pääsääntöisesti hyvinvointialueen palvelupäätökseen ja palvelunjärjestäjän palvelunkuvaukseen. Hankkeissa noudatetaan rahoittajan / tilaajan määrittelemiä toimintaohjeita. Kaiken toiminnan tavoitteena on avoimuus.
Järjestettävä toiminta pyritään turvaamaan myös poikkeuksellisissa olosuhteissa. Valmius- ja jatkuvuudenhallintasuunnitelmat laaditaan yksiköittäin. Suunnitelmassa kuvataan kriittiset toiminnot ja tarpeelliset yhteystiedot häiriötilanteessa.
Toimintayksiköissä on olemassa menettelyohjeet poikkeustilanteisiin. Toimintayksiköissä on sijaistenkäyttösuunnitelma ja ohjeistukset asiakkaan katoamiseen sekä väkivallan uhkaan liittyen.
Tartuntatautien ehkäisemiseksi päiväaikaisissa toiminnoissa noudatetaan kulloinkin voimassa olevia ohjeistuksia epidemioiden ehkäisemiseksi, kuten siivous, suojavarusteet ja desinfiointiaineet. Tarvittaessa toimintayksiköissä konsultoidaan hyvinvointialueen tartuntatautien ja infektioiden toimintayksikköä.
Sotek-säätiöllä on ohjeistukset ja määritellyt vastuunjaot kriisiviestintää koskien.
Sotek-säätiön tuottamassa päiväaikaisessa toiminnassa asiakkaiden ja henkilökunnan turvallisuus on keskiössä, ja se huomioidaan kaikessa toiminnan suunnittelussa ja toteutuksessa sekä toimitilojen ylläpidossa.
Yksiköistä löytyvät kaikki ajantasaiset turvallisuusasiakirjat, toimintaohjeet ja suunnitelmat, jotka Kymenlaakson hyvinvointialue on palvelukuvauksessaan määrittänyt. Jokaisessa kiinteistössä on tehty palotarkastukset, joista on pöytäkirjat. Pelastussuunnitelmat ovat ajantasaiset ja yksiköissä kaikkien nähtävillä.
Tietosuoja- ja tietoturvaohjeistukset täyttävät sosiaalipalveluille asetetut lain vaatimukset. Näiden ohjeistusten ajantasaisuudesta vastaa organisaation järjestelmävastaava/tietosuojavastaava.
Sotek-säätiön omat turvallisuuskävelyt toteutetaan jokaisessa toimintayksikössä vuosittain ja puutteet pyritään korjaamaan mahdollisimman nopeasti.
Sotek-säätiöllä on käytössä HSE Lite by Falcony -järjestelmä turvallisuushavaintojen ja laatupoikkeamien ilmoittamiseen, jonka prosessit on kuvattu osana laadunhallintajärjestelmää pitäen sisällään havaintojen ilmoittamisen, käsittelyn, korjaavien toimenpiteiden suunnittelemisen, toteuttamisen ja vaikutusten arvioinnin.
Osana työsuojelua jokaisessa yksikössä on yksikkökohtaiset ohjeet työpaikkaväkivaltaan varautumisesta sekä ajantasaiset riskien arvioinnit.
Sotek-säätiöllä on ohjeistukset ja määritellyt vastuunjaot kriisiviestintää koskien.
Sotek-säätiöllä on käytössä perehdytyssuunnitelma, joka on tarkoitettu perehdyttäjän ja perehdytettävän työkaluksi, ja sen avulla varmistetaan johdonmukainen, tasalaatuinen ja riittävä perehdytys uusille työntekijöille. Perehdytyssuunnitelma tallennetaan Saima HR -järjestelmään.
Sotek-säätiön perehdytyskansio sisältää materiaalin, jolla esihenkilö perehdyttää uuden työntekijän ja opiskelijat työhön, työyhteisöön ja työympäristöön. Perehdytyskansio pitää sisällään perehdytysoppaan sekä kokonaisuuksia, joihin jokaisen työntekijän tulee itsenäisesti perehtyä. Perehdytys sisältää perehdytystä niin koko organisaatiotasolla kuin yksikkökohtaisesti. Uuden työntekijän perehdytyksestä vastaa esihenkilön lisäksi myös työyhteisö, HR-koordinaattori ja järjestelmäasiantuntija/ tietosuojavastaava.
Organisaation tuottamien palveluiden laadun varmistamiseksi ja työn turvallisuuden kehittämiseksi Sotek-säätiö kerää tuottamistaan palveluistaan ja toimitiloistaan tietoa useista eri lähteistä. HSE Lite -järjestelmän kautta saadaan tietoa laatupoikkeamista ja turvallisuushavainnoista. Organisaatiossa kerätään säännöllisesti palautetta henkilökunnalta, asiakkailta sekä heidän verkostoiltaan, ja toimintaa kehitetään saadun palautteen perusteella.
Saadut palautteet, tehdyt havainnot ja niiden perusteella tehdyt toimenpiteet dokumentoidaan ja niistä julkaistaan kooste Sotek-säätiön julkisilla internetsivuilla neljän kuukauden välein, osoitteessa: www.sotek.fi
Organisaatio on nimennyt omavalvonnan vastuuhenkilöt. Vastuuhenkilöt ovat vastuussa omavalvontaohjelman päivittämisestä ja havaittujen epäkohtien raportoinnista.
Vastuuhenkilöt:
